Kuidas sillutada ettevalmistusfaasis tee eduka projektini?

October 26, 2021

Tänapäeval ei ole turul just palju organisatsioone, kes võiksid endale majandustarkvara juurutamise või digiteerimise ebaõnnestumist lubada. Paraku näib olevat valdav arusaam, et eduka projekti ettevalmistused algavad alles siis, kui süsteem on olemas ja olete tarnijatega ühendatud. Kuid kas teadsite, et kõige rohkem mõjutavad õnnestumist või põrumist need otsused, mis tehakse teekonna alguses? Niisiis, millele rajate oma järgmise projekti edu?

Tarkvara juurutamise projekti edukuse või läbikukkumise tegurid on viimase 5–10 aastaga oluliselt muutunud. Aja jooksul on puht-tehnilised tegurid (loe: süsteemi vead ja toimimine) asendumas organisatsioonilistega, sh tahe ja võime muuta äriprotsesse, mõtteviisi ja organisatsioonikultuuri. Seda silmas pidades tasub ettevalmistust vaadelda sootuks uues valguses.

Organisatsiooni muutev ettevalmistusfaas saab alguse palju varem kui tavalise, tehnoloogiakesksema projekti korral. Ja kui te ei saa endale lubada midagi vähemat kui suurepärane tulemus, siis tuleb tänapäevaste projektide olemuse tõttu kaasata erinevaid rolle. Ideaalis selgitatakse projekti peamised põhimõtted ja eeltingimused välja juba enne tarnijatega ühenduse võtmist.

Tasub vastata järgmistele küsimustele, ideaalis juba ettevalmistuse käigus:

  • Milliseid strateegilisi eesmärke aitab see algatus saavutada?
  • Kuidas sõnastada eesmärgid nii, et need igale töötajale korda läheksid?
  • Kuidas tagada kogu juhtkonna sisuline toetus?
  • Kes on entusiastlik ja osav taganttõukaja juhatuse tasandil, kes vastutab nii edukuse kui ka (loodetavasti mitte) ebaõnnestumise eest?
  • Kas projekt on sel ajahetkel ainus ja saab 100% tähelepanu või toimub paralleelselt mõne muu projekti elluviimine?
  • Kas uus tarkvara sobitatakse harjumuspärase töökorraldusega või viiakse vajadusel äriprotsesse vastavusse tarkvara parima praktikaga?
  • Kas üleminek toimub suure paugu või väikeste sammudena?
  • Milles peituvad kaalukamad ohukohad ja kuidas neid vähendada või koguni kõrvaldada?
  • Kuidas motiveerida kolleege häid ideid projektitiimiga jagama?
  • Kuidas kasutada kommunikatsiooni nii, et saada kogu kollektiivi toetus algusest peale?

Loomulikult on väga oluline vastuseid kõigiga jagada. Üks suur eelis, mille see lähenemine annab, on see, et oskate lahenduse võimalikele tarnijatele ja käivitamise partneritele palju selgemini oma soove ja vajadusi väljendada.

Ettevalmistus moodustab alati 90% lõpptulemusest. Väga tõenäoliselt saavutate sellise lähenemisega parema tulemuse.

Sisestatud info on edastatud!

JÄTKA