Hea haldussüsteemiga äri on nagu pusle, kus kõik tükid sobivad ideaalselt kokku
Tänapäeva äri keskmes asetsev efektiivsus ja kasvule eesmärgipäraselt lähenemine on mõeldamatud ilma kolme olulise komponendita: info, andmed ja tehnoloogia. Arvestades, kui paljusid nüansse peab ettevõtja silmas pidama ja kui olulised on need ettevõtte kasvu jaoks, annan ülevaate ühest viisist, millega igapäevast tööd lihtsustada ja millega äri iga viimset kui detaili pingsalt jälgida.
Selline süsteem ei ole uus. ERP ehk 20 aastat tagasi leiutatud ettevõtte ressursside planeerimise süsteem on pidevalt ajaga kaasas käinud ja pakub nüüd rohkem võimalusi kui kunagi varem. Sellele vaatamata ei mõelda sellele piisavalt tihti, eriti enne selle kasutuselevõttu. Seega, enne ERP-i rakendamist on oluline seda süsteemi ja selle pakutavaid võimalusi põhjalikult mõista.
Hea lahendus peitub detailides ja heas järelvalves
Iga ettevõtja teab, kui palju ta investeerib kliendile kõige kvaliteetsemate toodete ja teenuste pakkumiseks. Näiteks ilusate toodete poelettidele panekul on umbes 90% tehtud tööst “nähtamatu”. Kaup tuleb tellida, lattu toimetada, inventar läbi viia ja arved tasuda. Seejärel tuleb planeerida logistika kaupluses ja pidevalt kõike jälgida, et üheski etapis ei tekiks pudelikaelu. Ettevõte koosneb paljudest pisikestest pusletükkidest ja parima tulemuse tagamiseks peavad need ideaalselt kokku sobima.
ERP ei ole lihtsalt tavaline äriprogramm, praktikas pole see üldse programm. Sisuliselt pole see ka konkreetne tehniline lahendus, vaid idee, et iga ettevõte peaks ressursse planeerima nii, et need toodaksid maksimaalselt lisandväärtust. Ettevõtte eesmärkide edukaks toetamiseks on loodud ERP arvutiprogrammid, mis võimaldavad töötajal jälgida protsesse ja juhtida toimuvat ühes süsteemis.
Raamatupidamist, tarvete ostmist, personalijuhtimist, turundust, kassade müüki, logistika planeerimist ja muid protsesse saab ERP-iga ühendada ühtseks süsteemiks, mis on töötajatele intuitiivne ja hõlpsasti mõistetav. Näiteks sõltumata sellest, milliseid tooteid ja kaupu ettevõte müüb, on tegemist pika ja keeruka protsesside ahelaga. Kui kasutatakse ERP-i, saab jooksvalt jälgida kauba liikumist – mis seisus on varud, müük, kulud jne. Kõik vajalikud andmed on saadaval ühes kohas, reaalajas ja olenemata sellest, kus toode parasjagu asub. Süsteemi eeliseks on selle põhjalik struktuur, läbipaistvus ja paindlikkus.
ERP-süsteemid koosnevad erinevatest osadest, mida saab kombineerida, võimaldades sel viisil ettevõttel valida konkreetse arenguetapi jaoks kõige sobivama lahenduse. Kui väiksemale ettevõttele piisab süsteemi lihtsamast versioonist, siis suurema ettevõtte jaoks on oluline rohkem funktsionaalsust ja rohkem protsesside jälgimist. Süsteemi ulatuslik kohandamine ja võimalus seda kiirelt muuta aitavad äril kasvada dünaamilises ja kiiresti muutuvas keskkonnas.
Enne otsuse tegemist sõnastage ärivajadused ja analüüsige pakkumist
ERP loob tingimused ettevõtte töötajatele tõhusamaks ja produktiivsemaks tegutsemiseks. See vähendab tegevuskulusid, loob paindlikkuse ja hõlbustab arengut. Kuid selleks, et süsteem ettevõttes töötaks, on oluline kaaluda organisatsiooni vajadusi ja võimalusi.
Kõigepealt on vaja mõista, kui laia funktsionaalsust konkreetne süsteem pakub. Iga ettevõtja soovib sihipäraselt areneda. Tuleb aga meeles pidada, et aja jooksul on ettevõte tõenäoliselt laieneb, tekivad uued soovid ERP-süsteemi pakutavatele võimaluste suhtes, palgatakse uusi töötajaid ja lisatakse süsteemi uusi kasutajaid. Enne ERP juurutamist tuleb analüüsida, kas süsteem võimaldab laienemist ja kas kasutajate arvu on võimalik muuta. Lisaks muidugi kas kas pakkumine on selge, põhjendatud ja lähtub ettevõtja soovidest.
Teiseks, kas ERP-süsteemi on võimalik integreerida teiste IT-lahendustega. Nii pandeemia kui ka töökeskkonna suundumused tervikuna on muutnud kaugtöö ja paindliku töökeskkonna pakkumise äärmiselt oluliseks. Sageli otsustavad ettevõtted igapäevaste protsesside juhtimiseks kasutada mitut süsteemi (mobiilirakendused laohalduseks, erinevad müügi- ja tootmistööriistad) või programmeerivad konkreetsete tegevuste jaoks ise lahendusi. Mida rohkem on erinevaid süsteeme ja mida enam neid üksteisest sõltumatult hallatakse, seda suurem on võimalike ebatäpsuste ja lisakulude oht. Oluline on veenduda, kas ja kuidas saab ERP-i ühendada teiste ettevõttes seni rakendatud IT-lahendustega.
Kolmandaks, enne konkreetse müüja ERP-süsteemi valimist veenduge, et pakutud lahendus oleks kasutajasõbralik – kas operatsioonisüsteemi on mugav kasutada ja lihtne mõista. Hea süsteem peab töötajate probleeme lahendama, mitte neid juurde tekitama.
Neljandaks uurige ja analüüsige turul pakutavat – milline ettevõte pakub ERP juurutamist, millist tagasisidet on ettevõtte ERP teenusele andnud teised sarnase suurusega organisatsioonid, kui ulatuslik on tarnija kogemus, pakutavad funktsioonid jne. ERP juurutamine nõuab märkimisväärseid investeeringuid, mis muidugi korralikult rakendatuna toob kaasa pikaajalise kokkuhoiu. Seega kahtlemata kehtib siin ütlus – üheksa korda mõõda, üks kord lõika.
Viiendaks (kõige olulisem kodutöö, mis tuleb ära teha), planeerimatute lisakulude või süsteemi juurutamise tähtaja pideva pikendamise vältimiseks tuleb ERP süsteemi pakkujale anda asjakohaste spetsifikatsioonide detailne kokkuvõte. See aitab paika panna süsteemi mahu ja komponendid ning süsteemimüüja teab, millised võivad olla võimalikud probleemid, kui kaua kulub ERP juurutamiseks, milline funktsionaalsus on kõige sujuvam ja millised on kulud.
ERP on süsteem, mida kasutatakse mitte ainult kaupluses, vaid ka kontoris, laos ja muudes kohtades, kus ettevõte tegutseb, ja see aitab protsesside sujuvamaks muutmise kaudu parandada teenuse kvaliteeti, kliendikogemust ja lojaalsust. Peamised ERP-i kliendid on rõiva-, jalatsi- ja elektroonikakauplused, samuti raamatu- ja toidukauplused ja muud ettevõtted. Need ärijuhtimissüsteemid on universaalsed, kohandatavad mis tahes äriplatvormidega ja need hõlbustavad protsesside juhtimist, kui on soov laieneda uutesse riikidesse. ERP-i pakkumine turul ja selle variatsioonid on erinevad: seda pakuvad nii globaalsed kui ka kohalikud ettevõtted, seega põhjalik kodutöö ning ettevõtte vajaduste ja eesmärkide sõnastamine on süsteemi edukaks kasutuselevõtuks kõige olulisemad.