Tikslingas pasiruošimas – sėkmingo VVS projekto pagrindas
Šiuolaikinėse rinkose organizacijos negali sau leisti, kad verslo valdymo sistemos diegimas ar kitos skaitmeninės iniciatyvos nepasisektų. Deja, vyrauja neteisingas supratimas, kad pasirengimas sėkmingam projektui prasideda jau pasirinkus tiekėjus ir pradėjus kurti sistemą. Bet ar žinote, kad svarbiausi sprendimai, lemiantys projekto sėkmę ar nesėkmę, priimami dar pasiruošimo etapo pradžioje? Taigi, kur dėti pamatus sekančio projekto sėkmei?
Per pastaruosius 5–10 metų programinės įrangos diegimo projektų sėkmės ir nesėkmės veiksniai smarkiai pakito. Bėgant laikui šie veiksniai perėjo nuo grynai techninių aspektų (kaip sistemos gedimai ir našumas) prie organizacinių veiksnių, įskaitant norą ir gebėjimą keisti verslo procesus, požiūrį bei organizacijos kultūrą. Dėl tokių pokyčių, prasminga pasiruošimo etapą vertinti visiškai kitaip.
Tinkamas pasirengimas organizaciniam projektui prasideda daug anksčiau lyginant su tradiciniais, labiau technologijomis paremtais projektais. Idealiu atveju pagrindiniai šiuolaikinio pobūdžio projekto principai ir prielaidos būna nustatomi dar prieš užmezgant ryšius su tiekėjais.
Štai keletas svarbių klausimų, į kuriuos turėtų būti atsakoma pasiruošimo etape:
- Kokius strateginius tikslus norime pasiekti?
- Kaip pateikti šiuos tikslus – aiškiai ir patraukliai, kad kiekvienas darbuotojas galėtų juos suprasti?
- Kaip galime užtikrinti aktyvų visos vadovų komandos įsitraukimą?
- Kas iš vadovybės galėtų būti aktyvus ir kvalifikuotas rėmėjas, atsakingas už projekto sėkmę ar) nesėkmę?
- Ar šis projektas bus prioritetinis ir į jį bus orientuota 100 proc. pastangų, ar tuo pačiu metu bus vykdoma daugiau projektų?
- Ar nauja programinė įranga bus pritaikoma tik jau esamam veiklos būdui, ar bus keičiami ir optimizuojami verslo procesai?
- Ketinamas staigus kardinalių pokyčių įgyvendinimas ar verčiau naujoves diegti pamažu?
- Kokios yra didžiausios rizikos ir kaip galima jas sumažinti ar net pašalinti?
- Kaip galima motyvuoti darbuotojus pasidalinti geriausiomis idėjomis su projekto komanda?
- Kaip vykdyti vidinę komunikaciją, siekiant ankstyvoje projekto stadijoje įtraukti visą organizaciją?
Žinoma, labai svarbu pasidalinti atsakymais į šiuos klausimus su visa organizacijos bendruomene. Papildomas šio metodo pranašumas – sprendimo diegėjus gebėsite iškart informuoti apie siekiamus tikslus ir priimtinus metodus.
Pasirengimas visada sudaro 90% galutinio rezultato. Yra didelė tikimybė, kad šis naujas požiūris į pasiruošimo etapą prisidės prie geresnių projekto rezultatų.