Nauja verslo valdymo sistema – kada ji bus paleista sėkmingai?

Gerai veikianti programinė įranga turi vis daugiau įtakos skirtumui tarp laimingų ir nepatenkintų klientų, pelno ir nuostolių, galiausiai tarp sėkmės ir nesėkmės šiandieninėse konkurencingose ​​rinkose. Sklandus perėjimas nuo senos prie naujos verslo valdymo sistemos yra labai svarbus programinės įrangos diegimo proceso etapas. Visgi, praktikoje pastarasis etapas ne visada sulaukia pelnyto dėmesio ir dėl to kyla rizika sėkmingam projekto įgyvendinimui.

Diena, kuomet stabdomas senos sistemos veikimas ir pradedama naudoti nauja VVS, įprastai yra numatoma dar prieš pradedant diegimo procesą. Arba dar prieš galutinai pasirenkant VVS sprendimą ir įgyvendinimo partnerį. Kaip galima žinoti, jog organizacija yra pasiruošusi šiam pakyčiui taip anksti numačius datą? Taip pat, kiek užtruks įdiegti jūsų pageidaujamą sistemą ir ką daryti jei tenka nukelti šią svarbią dieną? Čia problemas paaštrina dar ir vadovų ego. Taigi, kas yra svarbiausia tokiose situacijose?

Neseniai viena didelė sveikatos draudimo bendrovė nuskambėjo žiniasklaidoje dėl problemų, kurias sukėlė perėjimas į naują sistemą. Tiesioginė pasekmė draudėjams – draudimo išmokų skyrimo uždelsimas. Įprastas penkių darbo dienų prašymų svarstymo laikotarpis buvo jų konkurencinis pranašumas, o dabar šis terminas buvo pratęstas iki trijų mėnesių! Konkurencinėje kovoje ši įmonė sumenko, jau nekalbant apie sumažėjusį klientų pasitenkinimą. Metų pabaiga įmonei atnešė daug atšauktų sutarčių ir piktų klientų.

Norint išvengti panašių situacijų ir sėkmingai įgyvendinti VVS projektą, reikia apsvarstyti keletą dalykų:

• Pasidalinkite pirminiu projekto planu organizacijos viduje, paprašykite grįžtamojo ryšio ir atidžiai jo klausykitės
• Paklauskite esamų VVS klientų apie jiems kilusius iššūkius ir problemas bei sprendimo būdus
• Sumažinkite projekto apimtį
• Padalinkite projektą į keletą mažesnių sub-projektų
• Sutelkite dėmesį į funkcijas, kurias jau naudojate dabartinėje sistemoje, o naujų funkcijų diegimą atidėkite vėlesniam etapui

Trumpai tariant: prieš pradėdami naudoti naująją sistemą, turėtumėte būti itin kritiški dėl visų galimų rizikų. Organizacijoje įvertinkite neseniai įgytas žinias apie sistemą. Patikrinkite visus verslo procesus, o ypač tuos, kurie buvo atnaujinti. Taip pat, testuokite konvertuotus failus ir paprašykite trečiosios šalies atlikti bendrą rizikos analizę – gal kokia rizika liko nepastebėta? Tada tęskite darbą su esama sistema. Juk nenorite atsisakyti naujos vertingos VVS diegimo dėl neapgalvotų problemų rizikos, tiesa?