Kā likt pamatus projekta panākumiem jau sagatavošanas posmā
Šobrīd tirgū nav daudz organizāciju, kas var atļaut savai nākamajai ERP ieviešanai vai Digitālajai transformācijai neizdoties. Diemžēl daudzi joprojām maldīgi uzskata, ka veiksmīga sagatavošanās projekta ieviešanai sākas tikai brīdī, kad jums tiek parādīta sistēma un jūs sākas sarunas ar piegādātājiem. Taču patiesībā svarīgākie lēmumi, kas nosaka projekta panākumus vai neizdošanos, jau ir pieņemti sagatavošanās posmā. Tātad, kā likt pamatus projekta panākumiem?
Pēdējo 5 līdz 10 gadu laikā faktori, kas ietekmē programmatūras ieviešanas projektu panākumus vai neveiksmes, ir ievērojami mainījušies. Laika gaitā šie faktori ir mainījušies no tīri tehniskiem aspektiem (kā sistēmas kļūmes un veiktspēja) uz organizatoriskiem aspektiem, tostarp vēlmi un spēju mainīt biznesa procesus, domāšanas veidu un uzņēmuma kultūru. Ņemot vērā šīs izmaiņas, sagatavošanās posmā nepieciešama pilnīgi cita pieeja.
Pareiza sagatavošanās organizatoriskam projektam sākas daudz agrāk, salīdzinot ar tradicionālajiem, vairāk uz tehnoloģijām orientētiem projektiem. Ņemot vērā mūsdienu projektu raksturu, jāparedz vairākas atšķirīgas lomas, ja izdošanās ir jūsu vienīgā reālā iespēja. Ideālā gadījumā projekta galvenie principi un priekšnoteikumi jau ir noteikti pirms saziņas ar piegādātājiem.
Šeit jāuzdod daži svarīgi jautājumi, uz kuriem jums vajadzētu atbildēt jau sagatavošanās posmā:
- Kādus stratēģiskos mērķus mēs vēlamies sasniegt ar šo iniciatīvu?
- Kā mēs varam definēt šos mērķus pievilcīgā formātā, lai katrs darbinieks tos varētu saprast?
- Kā mēs varam nodrošināt visas vadības komandas aktīvu iesaistīšanos?
- Kurš ir aktīvs un prasmīgs sponsors valdes līmenī, kurš būs atbildīgs gan par panākumiem, gan par (negaidītu) neveiksmi?
- Vai šis projekts būs vienīgais projekts, uz kuru koncentrēsimies par visiem 100 procentiem, vai vienlaikus tiks īstenoti vairāki projekti?
- Vai mēs pielāgojam jauno programmatūru tam, kā mēs strādājam, vai esam gatavi mainīt savus biznesa procesus, lai ieviestu programmatūras labāko praksi?
- Vai mēs izvēlamies “lielā sprādziena” pieeju vai arī vairāki sīki solīši ir labāka pieeja?
- Kuri ir lielākie neveiksmes riski un kā tos ierobežot vai pat novērst?
- Kā mēs varam motivēt savas komandas dalīties savās labākajās idejās ar projekta komandu?
- Kā mēs varam izmantot komunikāciju, lai agrīnā stadijā iesaistītu visu uzņēmumu?
Protams, ir ārkārtīgi svarīgi dalīties atbildēs uz šiem jautājumiem ar visu organizāciju. Šīs pieejas papildu priekšrocība ir tā, ka jūs varat daudz labāk informēt savus potenciālos piegādātājus un ieviešanas partnerus par to, ko vēlaties sasniegt.
Sagatavošanās vienmēr ir deviņdesmit procenti no gala rezultāta. Tātad pastāv liela iespēja, ka šī jaunā pieeja veicinās labākus projekta rezultātus.