Co-Op UK oppnådde en bedre og mer effektiv oppgavestyring i butikk med Reflexis Task Management

mai 20, 2021

co-op_UK

Fra manuelle rutiner til effektive digitale prosesser

Co-Op UK var ute etter å forenkle over 70 ulike rutiner i butikk, som tidligere ble utført med penn og papir. Dave Tyas, Retail Change Lead, forteller: «Med alt for mange kompliserte manuelle rutiner, hadde vi behov for ett system. Målsettingen var å samle alle rutinene på ett sted og i et brukervennlig format, som var lett å forstå».

Co-Op UK brukte epost for å kommunisere med butikkene, og ca. 70 % av utsendte oppgaver ble ikke gjennomført. De hadde ingen mulighet til å måle hvilke oppgaver som ble utført eller ikke i sanntid, eller hvor stor andel av oppgavene som ble gjennomført. «Vi måtte fysisk ut i butikken eller simpelthen gjette», forklarer Tyas. Eposter ble behandlet manuelt av butikksjefene. De måtte gå igjennom alle epostene og fordele oppgavene manuelt i tillegg til å finne ledig tid til opplæring.

“Butikkdrift er komplisert. Før vi startet med Reflexis hadde vi problemer med å gjennomføre sjekklister, oppgaver og kontroller i butikkene. For å sikre at våre ansatte var i stand til å gjennomføre sine arbeidsoppgaver, valgte vi å erstatte de manuelle rutiner med effektive digitale prosesser».

Løsningen ble Reflexis Task Management

Reflexis har overgått alle kravene og forventningene til Co-Op UK. Ved bruk av moduler som; «Task Manager», «Q-Walk», «Mobilitet» og «Analyser&Rapporter» har de ansatte fått bedre oversikt over arbeidsdagen. Reflexis Task Manager har forbedret kommunikasjonen til butikkene. All informasjon og oppfølging har nå blitt rutet via en enkel oppgavestyringsportal. Bedre arbeidsprosesser gjør at alle oppgaver blir utført korrekt og til rett tid.

«Q-Walk» sørger for at gjennomgang og kontroll av butikkene blir utført mer effektivt enn tidligere. Ved bruk av avanserte rapporter og statistikker kan man nå måle butikkens oppgaveutførelse opp mot best praksis i kjeden, og man kan i tillegg overvåke butikkdriften på en enkel og oversiktlig måte.

Mer tid til kundene

Coop har økt oppgavegjennomføringen fra 70% til 95%. Alle manuelle prosesser har blitt digitalisert og de bruker kun én app. Oppgavene fordeles automatisk til riktig person med en prioritert liste over gjøremål.

Regionsjefene kan prioritere å følge opp butikkene ut ifra hvem som har utført oppgavene eller ikke, slik at de kan rette sitt fokus der behovet er størst. De har også mye bedre oversikt over hva som har blitt gjort i de ulike butikkene og kan på bakgrunn av det kommunisere bedre med sine butikksjefer.

Refleksis har også gitt butikksjefene muligheten til å bruke mer tid ute i butikkene i stedet for på kontoret. Tyas forteller at det har vært fantastisk for de ansatte: «Våre ansatte ser absolutt fordelene. Etter at vi tok i bruk Refleksis har de fått frigjort mer tid til å hjelpe våre kunder og å utføre forefallende arbeid ute i butikken».

Oppsummering

  • Effektiv og regelmessig kommunikasjon til alle butikkene
  • 15% økning i utførelse av oppgavene i butikk

Om Co-op UK

Co-op UK er en ledende aktør innenfor dagligvarebransjen i Storbritannia med sine 2 500 butikker, som har alt fra små butikker til store supermarkeder.

Om Reflexis

Reflexis har på verdensbasis hjulpet over 275 detaljister, restauranter, banker og hoteller med å forenkle og optimalisere driften. Reflexis effektiviserer oppgave- og arbeidsstyringen, forbedrer synligheten for ledere og gir en overlegen kundeopplevelse.


Les mer om Reflexis Task Management her


For ytterligere informasjon om Reflexis Task Management, kontakt:

Lasse Bjørnerud
E-Commerce Sales Director StrongPoint Norway
Tlf.: +47 95 27 95 82
E-mail: lasse.bjornerud@strongpoint.com

Din registrering har blitt sendt til oss!

FORTSETTE